Conditions d’utilisation

1. Dispositions générales

La Plateforme d’information de la Fédération des sports équestres offre divers services opérationnels à ses membres pour l’organisation d’événements de sports équestres, y compris des compétitions, des entraînements et d’autres activités pertinentes. Via la Plateforme, les organisateurs d’événements de sports équestres peuvent planifier et mettre en place des événements, ouvrir des événements à l’inscription, traiter les paiements, les versements et les remboursements, préparer les inscriptions et les données d’inscription pour organiser un concours, ainsi que documenter, saisir et publier les résultats. Ci-après, le terme « organisateur » désigne le rôle de l’instance administrative, du club hôte et du bénéficiaire financier. Ces rôles peuvent être remplis par une ou plusieurs personnes morales en collaboration entre elles et avec la FRBSE-KBRSF. Via la Plateforme, la FRBSE-KBRSF facilite les inscriptions des athlètes aux événements sous l’autorité de la Fédération Équestre Internationale (FEI) et d’autres autorités internationales des sports équestres des disciplines soutenues (par exemple la FITE), approuve ou refuse les inscriptions, échange des données avec la FEI et d’autres autorités internationales des sports équestres, reçoit les résultats de la base de données de la FEI et d’autres sources utilisées pour calculer les qualifications, les classements, les handicaps et publier des statistiques. Les données de résultats et les données personnelles telles que l’âge, l’affiliation ou l’adhésion à un club déterminé ou à une organisation régionale sont traitées afin de valider si les athlètes, les chevaux et les combinaisons sont éligibles à la participation aux événements de sports équestres. Les données de résultats sont également traitées pour calculer les qualifications, les classements, les handicaps et d’autres résultats analytiques, publier des statistiques et établir et publier des rapports. La FRBSE-KBRSF facilite l’immatriculation des chevaux dans la base de données, traite les immatriculations de chevaux, les enregistrements auprès de la FEI, les déclarations concernant le changement de personnes responsables et d’organisations de chevaux, la documentation relative aux mesures de poneys, le passeport FEI, les cartes d’identification, les duplicatas et les autocollants ainsi que les paiements pour ces demandes et services. La FRBSE-KBRSF est habilitée à ajouter des données de chevaux à la base de données de la FEI et à activer les enregistrements annuels FEI pour les chevaux et les athlètes participant à des événements internationaux. La FRBSE-KBRSF collecte et traite les données relatives aux organisateurs (organisations affiliées, telles que les autorités régionales) d’événements de sports équestres, y compris la gestion des autorisations et de l’accès des organisateurs à leurs propres données et à celles des participants, tel que configuré sur la base des règlements de la FRBSE-KBRSF. La FRBSE-KBRSF et les organisations affiliées (ligues) traitent les licences des athlètes, y compris la collecte et le traitement des informations nécessaires aux décisions relatives aux licences, telles que les diplômes de sports équestres, les certificats et l’expérience antérieure dans les sports équestres. La FRBSE-KBRSF gère le processus d’attribution et de renouvellement des qualifications professionnelles des officiels hippiques et des entraîneurs dans les sports équestres, ainsi que du personnel administratif des organisations affiliées. La Plateforme d’information de la Fédération des sports équestres (FIPA) est concédée sous licence à la FRBSE-KBRSF (ci-après dénommée « prestataire de services »). Le domaine de FIPA est https://competitions.equibel.be. FIPA est destinée à l’organisation de concours équestres dans toutes les disciplines de la FEI (Fédération Équestre Internationale) ainsi qu’en Western Riding, Pony Games, Horseball et TREC, et aide aux tâches de gestion dans les sports équestres. Les configurations de FIPA suivent le cadre réglementaire belge pour les sports équestres. FIPA traite les informations relatives aux utilisateurs finaux impliqués dans les sports équestres (athlètes, représentants d’organisations, personnes responsables de chevaux, officiels des sports équestres, personnel administratif, etc.). Elle assure également les opérations techniques, y compris l’échange de données avec d’autres services, et fournit des analyses basées sur les données opérationnelles collectées, y compris les résultats de compétitions, les qualifications, les classements, les handicaps, les statistiques et les rapports. L’utilisation du système par les utilisateurs finaux est approuvée par la FRBSE-KBRSF et doit se faire conformément à la législation nationale et aux règlements de la FRBSE-KBRSF. Les utilisateurs de moins de 18 ans ne peuvent utiliser le système qu’avec le consentement de leurs parents et/ou tuteurs légaux et ne sont pas autorisés à utiliser des cartes de crédit pour payer les services et produits via FIPA. Les présentes conditions d’utilisation s’appliquent également aux parents ou tuteurs légaux des utilisateurs de moins de 18 ans. Le responsable du traitement des données est la FRBSE-KBRSF. Le sous-traitant des données est Fipatech OÜ, tous les droits sur le contenu de FIPA appartiennent à Fipatech OÜ.

2. Modifications des services et des configurations

Le prestataire de services et/ou le sous-traitant peuvent à tout moment et sans préavis apporter des modifications aux configurations et aux fonctions ou fonctionnalités de la FIPA. Avant d’apporter des modifications, nous examinons l’impact de celles-ci sur nos utilisateurs finaux et, si cet impact est important et négatif, nous informons raisonnablement nos utilisateurs des modifications. La documentation et les instructions diffusées via le Help Desk sont mises à jour en conséquence. Les utilisateurs acceptent les modifications lorsqu’ils utilisent le service.

3. Compte et inscription

Tous les utilisateurs du système Equidata reçoivent un compte dans FIPA. De nouveaux comptes d’utilisateurs sont ajoutés à la demande d’un utilisateur ou via les registres de membres des associations de sports équestres Bridle et Equiclub. Les informations relatives au registre des membres (Bridle et Equiclub) sont synchronisées directement et en continu. Les titulaires d’un compte peuvent se connecter à FIPA avec leur adresse e-mail et/ou leur numéro de licence et créer un mot de passe. Un compte pour les responsables de chevaux sera créé ou mis à jour après confirmation de la demande d’immatriculation du cheval ou de la demande de modification des données du responsable du cheval. Les comptes pour le personnel administratif, les cavaliers étrangers et/ou les officiels sont créés sur demande. Si nécessaire, le consentement de la personne concernée sera obtenu. Tous les clubs hippiques et organisations régionales affiliés à la FRBSE-KBRSF reçoivent un profil dans FIPA. Les administrateurs du profil sont désignés par la FRBSE-KBRSF (membres du personnel). Les collaborateurs peuvent être gérés par d’autres collaborateurs et par la FRBSE-KBRSF. L’ouverture d’un compte pour une personne physique ou d’un profil pour une personne morale est gratuite. Le prestataire de services se réserve le droit de refuser l’ouverture d’un compte ou la création d’un profil. Le prestataire de services peut refuser l’utilisation des services s’il le juge nécessaire, y compris la suspension ou la résiliation de l’accès au compte ou à certaines fonctionnalités, c’est-à-dire les inscriptions aux événements sous le compte.

4. Informations personnelles et leur utilisation

Les données personnelles de l’utilisateur sont transférées depuis le système Equidata, Bridle ou Equiclub ou sont collectées auprès des utilisateurs. Les données de base requises sont le nom, l’adresse, l’e-mail, le numéro de téléphone, la date de naissance, le sexe, le numéro d’identification national, le nom d’utilisateur (numéro de licence) et le mot de passe. Le système collecte et stocke des informations supplémentaires, telles que le numéro de licence FEI, les données relatives à l’affiliation au club, les données relatives aux licences et aux paiements des licences, les données relatives aux qualifications professionnelles et à l’expérience professionnelle, les examens, les diplômes et certificats, l’adresse IP et d’autres informations. Le prestataire de services ne divulgue pas d’informations personnelles à des tiers, sauf lorsque la divulgation est requise par la loi et/ou par la réglementation imposée par le prestataire de services en matière de sports équestres. L’utilisateur a le droit de vérifier les données personnelles collectées dans le système. Pour plus d’informations sur la protection des données, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité.

5. Responsabilités des utilisateurs

Nous attendons des utilisateurs qu’ils maintiennent un environnement respectueux lorsqu’ils utilisent nos services et qu’ils prennent toutes les mesures raisonnables pour protéger leur compte et leurs données personnelles. Il est interdit de divulguer le nom d’utilisateur et le mot de passe à des tiers. L’utilisateur doit informer immédiatement le prestataire de services si le nom d’utilisateur et le mot de passe ont été divulgués à des tiers. Lors de l’utilisation de nos services au nom d’une organisation, c’est-à-dire pour l’organisation d’événements de sports équestres, un représentant autorisé de l’organisation doit accepter les présentes conditions d’utilisation et les appliquer dans l’exécution de son travail. Ci-après, le terme « organisateur » désigne tous les rôles associés aux événements de sports équestres, y compris une autorité administrative, un club hôte et un bénéficiaire financier. Ces rôles peuvent être remplis conformément aux procédures internes et aux règlements par une ou plusieurs personnes morales en collaboration entre elles et avec la FRBSE-KBRSF. Le prestataire de services n’est pas responsable des dommages suivants : perte de bénéfices, de revenus, d’opportunités commerciales, de goodwill ou d’économies escomptées, dommages indirects ou consécutifs, dommages punitifs. Les services ne peuvent être utilisés que pour les finalités pour lesquelles ils ont été conçus et de manière appropriée. Si un utilisateur final ou une organisation partage ou diffuse du contenu via les services (logos, documents, photos, etc.), il incombe à l’utilisateur ou à l’utilisateur agissant au nom d’une organisation de s’assurer qu’il/elle dispose de tous les droits nécessaires pour ce faire et que le contenu est licite. Dans le système, les utilisateurs ont accès à la propriété intellectuelle d’autres utilisateurs (logos, photos, descriptions d’événements équestres, documents relatifs à des événements équestres, etc.). Les utilisateurs ne sont pas autorisés à utiliser ce contenu sans l’autorisation du propriétaire, ou sauf disposition contraire de la loi.

6. Licences et assurances des athlètes

Les licences sont un service payant du LEWB et de Paardensport Vlaanderen à leurs membres. L’obtention d’une première licence ou le renouvellement d’une licence ne peut se faire qu’avec le consentement de l’utilisateur. Il est interdit d’agir au nom d’un utilisateur sans son consentement. Le prestataire de services vérifie les critères d’admissibilité pour l’achat ou la mise à niveau d’une licence avant de permettre à un utilisateur de commander et de payer le service de licence. Les critères d’admissibilité peuvent inclure : l’âge, le niveau de licence antérieur, le statut de membre d’un club, le statut de membre du conseil d’administration ou de fonctionnaire sportif, les diplômes et certificats, la nationalité et d’autres paramètres pertinents. Des réductions peuvent s’appliquer en fonction des caractéristiques individuelles de l’utilisateur. Les licences achetées ne sont généralement pas remboursées. Cependant, une demande peut être introduite auprès de la ligue concernée, expliquant les circonstances et les raisons d’un éventuel remboursement. La ligue évalue la demande et prend une décision concernant un éventuel remboursement et la réduction du niveau de licence. Lorsque les utilisateurs paient pour des services d’assurance, ils concluent un accord contractuel avec le fournisseur de services d’assurance des ligues respectives. Les conditions d’utilisation des assurances peuvent être consultées auprès des ligues, en fonction du choix de l’utilisateur.

7. Inscriptions et engagements aux événements équestres

Les inscriptions et les engagements pour la participation à des événements hippiques via le système doivent se faire conformément aux prescriptions du prestataire de services et conformément aux instructions de l’organisateur de l’événement. L’utilisateur peut autoriser l’organisateur de l’événement ou un autre utilisateur à l’inscrire à un événement. Il est interdit de faire participer d’autres personnes à des événements sans leur consentement. L’inscription n’est valable que si elle est complète et contient toutes les informations requises. Si l’organisateur utilise les services de paiement du système, l’inscription est valable lorsqu’elle est intégralement prépayée. L’inscription doit être payée avant la fin de la période pendant laquelle l’événement est ouvert aux inscriptions en ligne. Si le nombre maximum d’inscriptions pour une compétition, un groupe de compétitions, une journée de compétition, l’ensemble de l’événement ou toute autre limite est atteint, aucune inscription supplémentaire ne sera acceptée et les inscriptions non payées ne pourront être payées ni confirmées. Si une participation n’est pas payée, elle est automatiquement annulée. L’utilisateur n’a aucun droit de rétablir la participation annulée. Les inscriptions après la date limite d’inscription ne peuvent être acceptées que par l’intermédiaire de l’organisateur de l’événement et un supplément aux frais d’inscription peut s’appliquer. Si l’inscription est effectuée hors ligne sous la forme d’une demande orale ou écrite à l’organisateur, des frais d’inscription hors ligne peuvent s’appliquer. Les remboursements pour les inscriptions annulées sont généralement versés dans les 5 jours ouvrables suivant la fin de l’événement, sauf si le prestataire de paiement prévoit des dispositions différentes pour le mode de paiement concerné. Le paiement des remboursements via le système relève de la responsabilité de l’organisateur de l’événement. Les inscriptions aux événements internationaux (FEI) sont soumises à des frais administratifs. Les frais administratifs sont regroupés et facturés au début du mois pour les événements internationaux dont les résultats du mois précédent ont été publiés. En s’inscrivant à un événement hippique international ou en autorisant le personnel du prestataire de services à effectuer ou à modifier des inscriptions, l’utilisateur accepte l’obligation de paiement des frais administratifs. Les factures relatives aux frais administratifs sont émises via FIPA et rendues accessibles dans le panier de l’utilisateur responsable. Le prestataire de services accepte les paiements en ligne pour les factures. Si la facture est payée en dehors de FIPA, l’utilisateur doit contacter le prestataire de services et fournir une preuve de paiement. Le délai de paiement de ces factures est de 21 jours et doit être respecté.

8. Services relatifs aux chevaux

Pour l’immatriculation d’un cheval, l’introduction d’une demande de modification des données d’un responsable et d’autres demandes, des frais administratifs peuvent être demandés par la FRBSE-KBRSF. Le service est fourni (cheval immatriculé, personnes responsables modifiées) après réception d’une preuve de paiement. Dans certains cas, le prestataire de services peut imposer des procédures supplémentaires, par exemple un contrôle manuel et une vérification de l’exactitude des données, notamment par des recoupements de données dans des bases de données ouvertes ou par la comparaison des données avec des scans fournis de documents officiels. Si les données fournies par l’utilisateur sont inexactes, le prestataire de services peut refuser l’immatriculation d’un cheval et/ou corriger les données du cheval sans demander le consentement de l’utilisateur. Lors de l’utilisation des services via FIPA, la facture est établie après confirmation du paiement et réception de la preuve de paiement. Les frais administratifs payés ne sont pas remboursés.

9. Paiements

Lors de l’utilisation du système de paiement, l’utilisateur peut payer par carte de débit ou de crédit ou par tout autre moyen de paiement disponible dans le système. Le prestataire de paiement du service de paiement en ligne est Stripe Payments : www.stripe.com. En acceptant les présentes conditions, l’utilisateur accepte également les conditions d’utilisation de Stripe : Consumer Terms of Service (stripe.com) et la déclaration de confidentialité (Stripe Privacy Policy : https://stripe.com/en-no/privacy). Les utilisateurs de moins de 18 ans ne sont pas autorisés à payer par carte de crédit. Aucune information de carte n’est stockée dans FIPA. Le prestataire de services ou le sous-traitant des données peut contacter les services d’assistance de STRIPE au nom des utilisateurs, lorsque ceux-ci y ont consenti, afin de vérifier le statut des paiements ou des remboursements et/ou d’informer STRIPE de défauts et de problèmes susceptibles d’être améliorés.

10. Communications relatives aux services

Les notifications, rappels, confirmations et annonces sont envoyés par le système et/ou notre Helpdesk afin de faciliter l’utilisation des services. Les communications peuvent également être adressées aux tuteurs légaux de mineurs et, dans certaines circonstances, au personnel agissant au nom d’organisations. En règle générale, les communications sont adressées à l’adresse e-mail principale de l’utilisateur et à l’adresse e-mail du tuteur, si celle-ci a été fournie. L’utilisateur doit s’assurer que les communications peuvent être livrées dans sa boîte de réception et que l’adresse e-mail est correctement orthographiée. Le prestataire de services n’est pas responsable de tout dommage causé par des communications non livrées ou non lues, y compris les dommages suivants : perte de bénéfices, de revenus, d’opportunités commerciales, de goodwill ou d’économies escomptées, dommages indirects ou consécutifs, dommages punitifs. Sur la base des retours des utilisateurs, tels que des suggestions pour améliorer les services, nous pouvons donner suite aux retours des utilisateurs sans obligation envers les utilisateurs.

11. Enregistrement annuel FEI

La plateforme FIPA facilite l’émission des enregistrements annuels FEI pour les chevaux. Si vous avez demandé un enregistrement annuel pour le Concours Complet, la FEI suppose que vous avez accepté les conditions légales suivantes : « Dans le cadre de ses efforts pour améliorer la gestion des risques en Concours Complet, la FEI a ajouté une divulgation obligatoire d’informations médicales/vétérinaires à la procédure d’enregistrement pour le Concours Complet. Cette divulgation permet à la FEI de collecter et d’évaluer des données médicales/vétérinaires relatives aux informations sur les blessures et les traitements vous concernant en tant qu’athlète et/ou concernant votre cheval. Cela est fait pour soutenir l’analyse du type exact de blessures subies en Concours Complet, de la valeur des équipements de protection et de la qualité et de la nature des services médicaux et vétérinaires. Toutes ces informations sont traitées de manière strictement confidentielle et utilisées principalement pour produire des statistiques cumulatives qui nous aideront à améliorer continuellement la gestion des risques du sport. Nous vous remercions de votre aide dans cet effort. »

12. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions d’utilisation et tout litige ou réclamation découlant de ou en lien avec ces conditions d’utilisation ou leur objet ou leur formation sont régis et interprétés conformément au droit belge. Les tribunaux de Bruxelles sont exclusivement compétents pour trancher tout litige ou réclamation découlant de ou en lien avec les présentes conditions d’utilisation.