Gebruiksvoorwaarden
1. Algemene bepalingen
Het Informatieplatform voor de Ruitersportfederatie biedt verschillende operationele diensten aan haar leden voor het organiseren van paardensportevenementen, inclusief wedstrijden, trainingen en andere relevante activiteiten. Via het Platform kunnen de organisatoren van paardensportevenementen evenementen plannen en opzetten, evenementen openen voor registratie, betalingen, uitbetalingen en terugbetalingen verwerken, inschrijvingen en inschrijfgegevens voorbereiden om een show te organiseren, alsook de resultaten documenteren, invoeren en publiceren. Hierna verwijst “organisator” naar de rol van de administratieve instantie, gastclub en financiële begunstigde. Deze rollen kunnen vervuld worden door een of meerdere rechtspersonen in samenwerking met elkaar en de FRBSE-KBRSF.
Via het Platform faciliteert FRBSE-KBRSF inschrijvingen van atleten voor evenementen onder het gezag van de International Equestrian Federation(FEI) en andere internationale paardensportautoriteiten van de ondersteunde disciplines (bijvoorbeeld FITE), keurt ze inschrijvingen goed of af, wisselt zegegevens uit met FEI en andere internationale paardensportautoriteiten, ontvangt ze resultaten van de FEI database en van andere bronnen die worden gebruikt om kwalificaties, rankings, handicaps te berekenen en statistieken te publiceren. Resultaatgegevens en persoonlijke gegevens zoals leeftijd, lidmaatschap of aansluiting bij een bepaalde club of regionale organisatie worden verwerkt om te valideren of atleten, paarden en combinatie in aanmerking komen voor deelname aan paardensportevenementen. De resultaatgegevens worden ook verwerkt om kwalificaties, klassementen, handicaps en andere analytische resultaten te berekenen, statistieken te publiceren en rapporten op te stellen en te publiceren.
De FRBSE-KBRSF faciliteert de immatriculatie van paarden in de database, verwerkt immatriculaties van paarden, registraties in de FEI, verklaringen betreffende verandering van verantwoordelijke personen en organisaties van paarden, documentatie over ponymetingen, FEI-paspoort, herkenningskaarten, duplicaten en stickers en betalingen voor deze aanvragen en diensten. De FRBSE-KBRSF is gemachtigd om gegevens van paarden toe te voegen aan de FEI database en FEI jaarregistraties te activeren voor paarden en atleten die deelnemen aan internationale evenementen. Het FRBSE-KBRSF verzamelt en verwerkt gegevens over organisatoren (aangesloten organisaties, zoals regionale autoriteiten) van paardensportevenementen, inclusief het beheer van de machtigingen en toegang van organisatoren tot hun eigen gegevens en die van deelnemers, zoals geconfigureerd op basis van de reglementen van het FRBSE-KBRSF. FRBSE-KBRSF en aangesloten organisaties (liga’s) verwerken de licenties van atleten, inclusief het verzamelen en verwerken van achtergrondinformatie die nodig is voor licentiebeslissingen, zoals paardensport diploma’s, certificaten, eerdere ervaring in de paardensport. FRBSE-KBRSF beheert het proces van toewijzingen en vernieuwingen van professionele kwalificaties van hippische officials en trainers in de paardensport, evenals administratief personeel van aangesloten organisaties.

Het Informatieplatform van de Paardensportfederatie (FIPA) is in licentie gegeven aan de FRBSE-KBRSF (hierna “dienstverlener” genoemd). Het domein van FIPA is https://competitions.equibel.be
De FIPA is bedoeld om paardenshows te organiseren in alle disciplines van de FEI (Internationale Paardensport Federatie) alsook in Western Riding, Pony Games, Horseball en TREC en helpt bij managementtaken in de paardensport. De configuraties van FIPA volgen het Belgische regelgevende kader voor de paardensport. FIPA behandelt informatie over eindgebruikers die betrokken zijn bij paardensport (atleten, vertegenwoordigers van organisaties, verantwoordelijke personen van paarden, officials in paardensport, administratief personeel enz.). Het verzorgt ook de technische operaties, inclusief gegevensuitwisseling met andere diensten, en biedt analyses op basis van verzamelde operationele gegevens, inclusief wedstrijdresultaten, kwalificaties, ranglijsten, handicaps, statistieken en rapporten.
Het gebruik van het systeem door de eindgebruikers is goedgekeurd door de FRBSE-KBRSF en dient te gebeuren in overeenstemming met de nationale wetgeving en de reglementen van de FRBSE-KBRSF. Gebruikers jonger dan 18 jaar mogen het systeem alleen gebruiken met toestemming van hun ouders en/of wettelijke voogden en ze mogen geen kredietkaarten gebruiken om te betalen voor de diensten en producten via FIPA.
Deze gebruiksvoorwaarden gelden ook voor ouders of wettelijke voogden van gebruikers jonger dan 18 jaar.
De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is de FRBSE-KBRSF. De gegevensverwerker is Fipatech OÜ, alle rechten op de inhoud van FIPA behoren toe aan Fipatech OÜ.
2. Wijzigingen aan services en configuraties
De serviceprovider en/of de gegevensverwerker kunnen te allen tijde en zonder voorafgaande kennisgeving wijzigingen aanbrengen aan FIPA-configuraties en functies of functionaliteiten. Voordat we wijzigingen doorvoeren, onderzoeken we de impact van de wijzigingen op onze eindgebruikers en als de impact groot en negatief is, stellen we onze gebruikers redelijkerwijs op de hoogte van de wijzigingen. Documentatie en instructies die via de Help Desk worden verspreid, worden dienovereenkomstig bijgewerkt. De gebruikers accepteren de wijzigingen wanneer ze de service gebruiken.
3. Account en registratie
Alle gebruikers van het Equidata systeem krijgen een account in FIPA. Nieuwe gebruikersaccounts worden toegevoegd op verzoek van een gebruiker of via de ledenregisters van de paardensportverenigingen Bridle en Equiclub. Informatie met betrekking tot het ledenregister (Bridle en Equiclub) wordt direct gesynchroniseerd op lopende basis. Houders van een account kunnen zich aanmelden bij FIPA met hun e-mailadres en/of licentienummer en een wachtwoord aanmaken.
Een account voor de paardenverantwoordelijken zal worden aangemaakt of bijgewerkt na bevestiging van de aanvraag tot immatriculatie van het paard of de aanvraag tot wijziging van de gegevens van de paardenverantwoordelijke. Accounts voor administratieve medewerkers, buitenlandse ruiters en/of officials worden op verzoek aangemaakt. Indien nodig zal toestemming van een persoon worden verkregen.
Alle hippische clubs en regionale organisaties aangesloten bij de FRBSE-KBRSF krijgen een profiel in FIPA. Beheerders van het profiel worden toegewezen door de FRBSE-KBRSF (personeelsleden). Medewerkers kunnen worden beheerd door andere medewerkers en door de FRBSE-KBRSF.
Het openen van een account voor een natuurlijk persoon of een profiel voor een rechtspersoon is gratis.
De dienstverlener heeft het recht om het openen van een account of het aanmaken van een profiel te weigeren. De dienstverlener kan het gebruik van diensten weigeren indien dit noodzakelijk wordt geacht, met inbegrip van de opschorting of beëindiging van de toegang tot het account of bepaalde functionaliteiten, d.w.z. inschrijvingen voor gebeurtenissen onder het account.
4. Persoonlijke informatie en het gebruik ervan
De persoonlijke gegevens van de gebruiker worden overgebracht vanuit het Equidata systeem, Bridle of Equiclub of worden verzameld bij gebruikers. De vereiste basisgegevens zijn naam, adres, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, nationaal identificatienummer, gebruikersnaam (licentienummer) en wachtwoord. Het systeem verzamelt en slaat aanvullende informatie op, zoals het FEI licentienummer, gegevens over clublidmaatschap, gegevens over de licenties en betalingen voor de licenties, gegevens over beroepskwalificaties en beroepservaring, examens, diploma’s en certificaten, IP-adres en andere informatie.
De dienstverlener maakt geen persoonlijke informatie bekend aan derden, behalve wanneer bekendmaking wordt vereist door de wet en/of door de regelgeving die door de dienstverlener wordt opgelegd met betrekking tot de paardensport. De gebruiker heeft het recht om de in het systeem verzamelde persoonlijke gegevens te controleren. Voor meer informatie over gegevensbescherming, bekijk de Privacyverklaring.
5. Verantwoordelijkheden van gebruikers
We verwachten van gebruikers dat ze een respectvolle omgeving in stand houden wanneer ze onze diensten gebruiken en dat ze alle redelijke stappen ondernemen om hun account en persoonlijke gegevens veilig te houden. Het is niet toegestaan om gebruikersnaam en wachtwoord aan derden bekend te maken. De gebruiker moet de serviceprovider onmiddellijk op de hoogte stellen als de gebruikersnaam en het wachtwoord aan derden bekend worden gemaakt.
Bij het gebruik van onze diensten namens een organisatie, d.w.z. voor het organiseren van paardensportevenementen, moet een bevoegde vertegenwoordiger van een organisatie akkoord gaan met deze gebruiksvoorwaarden en deze toepassen bij uitvoering van zijn/haar werk. Hierna verwijst de term “organisator” naar alle rollen die geassocieerd worden met paardensportevenementen, inclusief een administratieve autoriteit, gastclub en financiële begunstigde. Deze rollen kunnen vervuld worden volgens interne procedures en reglementen door één of meerdere rechtspersonen in samenwerking met elkaar en de FRBSE-KBRSF. De dienstverlener is niet verantwoordelijk voor de volgende aansprakelijkheden: verlies van winst, inkomsten, zakelijke kansen, goodwill of verwachte besparingen, indirecte of gevolgschade, punitieve schade.
De diensten mogen alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn ontworpen en op een goede manier. Als een eindgebruiker of organisatie inhoud deelt of verspreidt via de services (logo’s, documenten, foto’s enz.), is het de verantwoordelijkheid van de gebruiker of gebruiker die optreedt namens een organisatie om ervoor te zorgen dat hij/zij over alle benodigde rechten beschikt om dit te doen en dat de inhoud rechtmatig is.
In het systeem hebben gebruikers toegang tot het intellectuele eigendom van andere gebruikers (logo’s, foto’s, beschrijvingen van ruiterevenementen, documenten gerelateerd aan ruiterevenementen etc.). Gebruikers mogen deze inhoud niet gebruiken zonder toestemming van de eigenaar, of zoals anders toegestaan door de wet.
6. Atletenlicenties en verzekeringen
Licenties zijn een betaalde dienst van het LEWB en Paardensport Vlaanderen aan hun leden. Het verkrijgen van een eerste licentie of het verlengen van een licentie kan enkel gebeuren met toestemming van een gebruiker. Het is verboden om namens een gebruiker te handelen zonder zijn/haar toestemming. De dienstverlener controleert de toelatingscriteria om een licentie aan te kopen of te upgraden alvorens een gebruiker toe te staan de licentiedienst te bestellen en te betalen. Criteria om in aanmerking te komen kunnen zijn: leeftijd, eerder licentieniveau, status als clublid, status als bestuurslid of sportfunctionaris, diploma’s en certificaten, nationaliteit en andere relevante parameters. Op basis van individuele kenmerken van een gebruiker kunnen kortingen van toepassing zijn.
Gekochte licenties worden over het algemeen niet terugbetaald. Er kan echter een aanvraag worden ingediend bij de betreffende liga waarin de omstandigheden en redenen voor mogelijke terugbetaling worden uitgelegd. De Liga beoordeelt een aanvraag en neemt een beslissing over mogelijke terugbetaling en verlaging van het licentieniveau.
Wanneer gebruikers betalen voor verzekeringsdiensten, gaan ze een contractuele overeenkomst aan met de aanbieder van verzekeringsdiensten van de respectieve liga’s. De gebruiksvoorwaarden voor verzekeringen kunnen worden geraadpleegd bij de liga’s, afhankelijk van de keuze van de gebruiker.
7. Inschrijvingen en opschriften bij ruiterevenementen
Inschrijvingen en inschrijvingen voor deelname aan hippische evenementen via het systeem moeten plaatsvinden in overeenstemming met de voorschriften van de dienstverlener en in overeenstemming met de instructies van de organisator van het evenement. De gebruiker kan de organisator van het evenement of een andere gebruiker machtigen om hem/haar in te schrijven voor een evenement. Het is verboden om andere mensen aan evenementen deel te laten nemen zonder hun toestemming.
Inschrijving is alleen geldig als deze volledig is en alle vereiste informatie bevat. Als de organisator de betalingsdiensten in het systeem gebruikt, is de inschrijving geldig wanneer deze volledig is vooruitbetaald. De inschrijving moet betaald zijn voor het einde van de periode waarin het evenement open is voor online inschrijvingen. Als het maximum aantal inschrijvingen voor een competitie, groep van competities, wedstrijddag, heel evenement of een andere limiet is bereikt, worden er geen inschrijvingen meer geaccepteerd en kunnen niet-betaalde inschrijvingen niet worden betaald en bevestigd. Als een deelname niet is betaald, wordt deze automatisch geannuleerd. De gebruiker heeft geen rechten om de geannuleerde deelname te herstellen. Inschrijvingen na de uiterste inschrijfdatum kunnen alleen worden geaccepteerd via de organisator van het evenement en een toeslag op het inschrijvingsgeld kan van toepassing zijn. Als de inschrijving offline wordt gedaan in de vorm van een mondeling of schriftelijk verzoek aan de organisator, kunnenoffline inschrijfkosten van toepassing zijn. Restituties voor geannuleerde inschrijvingen worden gewoonlijk binnen 5 werkdagen na het einde van het evenement uitbetaald, indien de betalingsverwerker geen afwijkende regeling heeft voor de betreffende betalingsmethode. De betaling van restituties via het systeem is de verantwoordelijkheid van de organisator van het evenement.
Inschrijvingen voor internationale (FEI) evenementen zijn onderworpen aan administratieve kosten. Administratieve kosten worden gebundeld en gefactureerd aan het begin van de maand voor de internationale evenementen met gepubliceerde resultaten van de voorgaande maand. Door zich in te schrijven voor een internationaal hippisch evenement of door het personeel van de dienstverlener toestemming te geven om inschrijvingen te doen of inschrijvingen te wijzigen, gaat de gebruiker akkoord met de betalingsverplichting van de administratiekosten. Facturen voor administratieve kosten worden uitgegeven via FIPA en toegankelijk gemaakt in het winkelmandje van de verantwoordelijke gebruiker. De serviceprovider accepteert online betalingen voor facturen. Als de factuur buiten FIPA om wordt betaald, moet de gebruiker contact opnemen met de serviceprovider en een betalingsbewijs overleggen. De betalingstermijn voor deze facturen is 21 dagen en moet worden gerespecteerd.
8. Paarden-gerelateerde diensten
Voor het immatriculeren van een paard, het indienen van een aanvraag tot wijziging van de gegevens van een verantwoordelijke en andere aanvragen kan een administratieve vergoeding worden gevraagd door de FRBSE-KBRSF. De dienst wordt geleverd (paard geïmmatriculeerd, verantwoordelijke personen gewijzigd) na ontvangst van een betalingsbewijs. In sommige gevallen kan de dienstverlener aanvullende procedures opleggen, bijvoorbeeld handmatige controle en verificatie van de juistheid van gegevens, bijvoorbeeld door kruiscontroles van gegevens in open databases of door gegevens te vergelijken met verstrekte scans van officiële documenten. Als de door de gebruiker verstrekte gegevens onjuist zijn, kan de dienstverlener de immatriculatie van een paard weigeren en/of de gegevens van het paard corrigeren zonder toestemming van de gebruiker te vragen.
Bij gebruik van diensten via FIPA wordt de factuur opgesteld nadat de betaling is bevestigd en het betalingsbewijs is ontvangen. De betaalde administratiekosten worden niet terugbetaald.
9. Betalingen
Bij gebruik van het betalingssysteem kan de gebruiker betalen met een Debet- of Creditcard of een andere betaalmethode die beschikbaar is in het systeem. De betalingsprovider van de online betaalservice is Stripe Payments:
www.stripe.com
Door deze voorwaarden te accepteren, accepteert de gebruiker ook de Stripe Gebruikersvoorwaarden: Consumer Terms of Service (stripe.com)) en de privacyverklaring (Stripe Privacy Policy: https://stripe.com/en-no/privacy).
Gebruikers jonger dan 18 mogen niet met een creditcard betalen. Er wordt geen enkele kaartinformatie opgeslagen in de FIPA. De dienstverlener of de gegevensverwerker kan contact opnemen met de helpdiensten van STRIPE in naam van de gebruikers, wanneer de gebruikers hiertoe toestemming hebben gegeven, om de status van de betalingen of terugbetalingen te controleren en/of om STRIPE te informeren over gebreken en problemen die eventueel verbeterd moeten worden.
10. Service-gerelateerde communicatie
Meldingen, herinneringen, bevestigingen en aankondigingen worden verzonden door het systeem en/of onze Helpdesk om het gebruik van diensten te vergemakkelijken. Communicatie kan ook worden gericht aan de wettelijke voogden van minderjarigen en in sommige omstandigheden aan het personeel dat namens organisaties optreedt. In de regel wordt de communicatie gericht aan het primaire e-mailadres van de gebruiker en aan het e-mailadres van de voogd, indien opgegeven. De gebruiker moet ervoor zorgen dat de communicatie kan worden afgeleverd bij zijn/haar mailbox en dat het e-mailadres correct is gespeld. Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor enige aansprakelijkheid veroorzaakt door niet afgeleverde of niet gelezen communicatie, inclusief de volgende aansprakelijkheden: verlies van winst, inkomsten, zakelijke kansen, goodwill of verwachte besparingen, indirecte of gevolgschade, punitieve schade.
Op basis van feedback van gebruikers, zoals suggesties om de services te verbeteren, kunnen we handelen naar aanleiding van feedback van gebruikers zonder verplichting voor gebruikers.
11. FEI jaarlijkse registratie
Het FIPA platform faciliteert de uitgifte van FEI jaarlijkse registraties voor paarden.
Als u een jaarlijkse registratie voor Eventing heeft aangevraagd, gaat de FEI ervan uit dat u de volgende wettelijke voorwaarden heeft geaccepteerd:
“In een poging om het risicomanagement in Eventing te verbeteren, heeft de FEI een verplichte vrijgave van medische/veterinaire informatie toegevoegd aan de registratieprocedure voor Eventing. Door deze vrijgave kan de FEI medische/veterinaire gegevens verzamelen en evalueren met betrekking tot blessure- en behandelingsinformatie van jou als atleet en/of van je paard. Dit wordt gedaan ter ondersteuning van de analyse van het exacte type blessures opgelopen in Eventing, de waarde van beschermende uitrusting en de kwaliteit en aard van medische en veterinaire diensten. Al deze informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld en hoofdzakelijk gebruikt voor het produceren van cumulatieve statistieken die ons zullen helpen bij het voortdurend verbeteren van het risicobeheer van de sport. Dank u voor uw hulp bij deze inspanning.”
12. Toepasselijk recht en jurisdictie
Deze gebruiksvoorwaarden en alle geschillen of vorderingen die voortvloeien uit of in verband staan met deze gebruiksvoorwaarden of het onderwerp of de totstandkoming ervan, worden beheerst door en geïnterpreteerd volgens Belgisch recht. De rechtbanken van Brussel zijn exclusief bevoegd om geschillen of vorderingen voortvloeiend uit of in verband met deze gebruiksvoorwaarden te beslechten.